چطور متن سخنرانی خود را بنویسیم؟
در ابتدا باید بررسی کنیم که به عنوان سخنران، آیا میتوانیم در حین سخنرانی یادداشتی با خود به همراه داشته باشیم یا میتوانیم متن سخنرانی خود را بنویسیم؟
یکی از عوامل ایجاد استرس در سخنرانی، نگرانی بابت فراموشی احتمالی بخشی از محتوا است. این نگرانی در اغلب افراد به قدری زیاد است که بسیاری از اشخاص به واسطه ترس ایجاد شده از فراموشی احتمالی، ترجیح می‌دهند که از سخنرانی کناره‌گیری کنند. و یا در شرایط بهتر، با به همراه داشتن یادداشت‌هایی غیر استاندارد، سخنرانی خود را تضعیف می‌کنند.
اما وجود یادداشتی استاندارد در حین سخنرانی مرتبط با متن سخنرانی، ترس و نگرانی از فراموشی احتمالی را از بین برده و اعتماد به نفس سخنران را به شدت افزایش می‌دهد.
همچنین یادداشت استاندارد به سخنران کمک می‌کند تا مطالب به صورت پیوسته و با رعایت اولویت‌های تعیین شده ارائه گردد.
بنابراین وجود یادداشت در سخنرانی برای جلوگیری از نگرانی‌ها و استرس‌های احتمالی و همچنین افزایش اعتماد به نفس سخنران، بسیار توصیه می‌شود.
یادداشت متداول
در اینجا لازم است ابتدا مروری کوتاه بر روش‌های متداول استفاده از یادداشت و متن سخنرانی داشته باشیم.
روش‌های اشتباه در یاداشت و متن سخنرانی
برخی از افراد، متن کامل سخنرانی خود را بر روی چند برگ کاغذ می‌نویسند و در زمان اجرا، تمامی سخنرانی خود را از روی نوشته می‌خوانند. این روش کاملاً اشتباه است. چون در حین روخوانی، نگاه سخنران به کاغذ است و ارتباط چشمی وی با حضّار قطع شده است. همانطور که می‌دانید داشتن ارتباط چشمی با مخاطبان، یک اصل بسیار مهم در سخنرانی است و این نوع یادداشت، این اصل بسیار مهم را نقض می‌کند.
همچنین روخوانی از روی کاغذ، مخاطبان را به شدت کلافه می‌کند به نحوی که در ذهن تمامی آن‌ها این سؤال ایجاد می‌شود که چرا آن کاغذها را به ما نمی‌دهند تا هم سخنران راحت شود و هم ما! در ضمن بهتر است سخنرانی از روی نوشته را روخوانی بنامیم نه سخنرانی
یک روش اشتباه دیگر این است که برخی، بعد از اینکه تمامی متن سخنرانی خود را بر روی کاغذ می‌نویسند، اکنون زمان زیادی را صرف حفظ کردن آن می‌کنند. استفاده از این روش، به مراتب بدتر از روش قبلی است. در حین سخنرانی، کافی است به هر دلیلی ریتم سخنران به هم بریزد، مثلاً شخصی از حضّار، سؤالی غافلگیرکننده بپرسد و یا مشکلی در روند اجرا رخ دهد. و یا سخنران جمله‌ای را فراموش کند. آنگاه تمام متن بعد از آن نیز فراموش خواهد شد و ادامه سخنرانی پس از آن مشکل خواهد بود.
این روش نیز به طور کلی اشتباه است و به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود.
یک روش اشتباه دیگر استفاده از تیترها و جملات اصلی به صورت پراکنده در کاغذ و یا دفترچه یادداشت است. از آنجاییکه در بیشتر مواقع، ممکن است سخنران دچار استرس شده و در نتیجه مردمک چشم گشاد شود لذا در این‌صورت پیدا کردن و خواندن جملات از روی کاغذ، کاری بسیار دشوار خواهد بود.
اهداف و ویژگی‌های یاداشت و متن سخنرانی
با این توضیحات، حتماً این سؤال برای شما پیش می‌آید که پس یادداشت استاندارد چه یادداشتی است؟
یکی از بهترین روش‌ها برای آماده‌سازی یادداشت سخنرانی، وارد کردن کلیدواژه‌ها در کاغذ است. منظور از کلیدواژه، کلمات و لغات اصلی است. لغاتی که با دیدن آن‌ها، تمامی محتوای مربوط به آن کلمه در ذهن ما نقش بسته و یادآوری می‌شود. حتی در یادداشتمان میتوانیم از تصاویر هم استفاده کنیم. در یادداشت استاندارد، از وارد کردن جمله خودداری می‌کنیم.
وقتی یادداشتمان را بصورت حرفه‌ای آماده کردیم؛ نباید در حین سخنرانی آن را در دستمان نگه داریم. بهتر است یادداشت را در نقطه‌ای قرار دهیم که به راحتی بتوانیم به صورت نامحسوس به آن مراجعه کرده و نگاهی بیندازیم. ترجیحاً محلی را انتخاب کنید که خارج از دید حضّار باشد. مثل روی میز و یا روی تریبون
بایدها
یادداشت ما باید ویژگی‌هایی نیز داشته باشد. از جمله اینکه:
- بایستی تنها به نوشتن عناوین اصلی به صورت کلید واژه اکتفا کرده و از وارد کردن جمله بپرهیزیم.
- عنوان‌ها به ترتیب اولویت ارائه در آن وارد شده باشند.
- بهتر است هر عنوان و زیرعنوان‌های مربوط به آن را با رنگی جدا بنویسیم.
- لازم است نوشته ما بسیار درشت و خوانا باشد. در غیر این‌صورت گشاد شدن مردمک چشم در هنگام اجرا، استفاده از یادداشت را بسیار دشوار خواهد کرد.
نبایدها
علاوه بر این که ویژگی‌ها و اهداف را در آماده سازی یادداشت در نظر گرفتیم لازم است به یک نباید بسیار مهم در یادداشت نیز توجه کنیم.
یادداشت نباید ریتم ما را به هم بزند.
منظور از ریتم، تمامی رفتارهای سخنران است. از جمله:
- ریتم نگاه: نباید برای یافتن عبارتی در برگه نوشته خود، ارتباط چشمی ما با حضّار قطع شود. چون در آن صورت، یادداشت، اثری منفی در سخنرانی خواهد داشت.
- ریتم صحبت: نوشته ما نباید باعث قطع شدن صحبت شود. نگاه کردن به یادداشت و یافتن واژه مورد نظر در آن، بایستی آنقدر ساده و سریع اتفاق بیفتد که کلام ما قطع نشود و ریتم صحبت ما از بین نرود.
- ریتم حرکت: باید مراقب باشیم که هیچگونه وابستگی به یادداشت نداشته باشیم تا ریتم حرکت ما از بین نرود. اگر در هنگام سخنرانی، مجبور شدید به یکباره به سمت برگه یادداشت بروید بدانید که این بخش در آن به خوبی رعایت نشده است.
- در یکی از سخنرانی‌‌هایم، برگه یادداشت را روی میز قرار دادم و سخنرانی خود را آغاز کردم. در اواسط صحبت من، مسئول فنی سالن، کولر را روشن کرد. یکباره برگه من از روی میز به زمین افتاد و شرایط نامناسبی را ایجاد کرد. پس باید مراقب باشیم که یادداشت خود را در نقاط غیر مطمئن قرار ندهیم.
بعد از آماده شدن
خبر بد اینکه وجود یادداشت در سخنرانی، باعث می‌شود سخنرانی شما بسیار تضعیف گردد و احتمالاً نتوانید اجرای خوبی داشته باشید. حتی اگر نوشته خود را با شرایط بالا آماده کرده باشید.
تنها راه اجرای عالی با وجود دست‌نوشته، چندین بار تمرین سخنرانی از روی یادداشت است. در غیر این‌صورت شکست حتمی خواهد بود.
بنابراین برای جلوگیری از تضعیف سخنرانی و همچنین تقویت تسلط، یادداشت سخنرانی خود را با شرایط عنوان شده آماده کنید و بعد از آن، چندین بار سخنرانی خود را به صورت تمرینی از روی یادداشت اجرا کنید.
نسخه‌های پشتیبان
پیشنهاد می‌شود پس از آماده سازی یادداشت و انجام چندین تمرین، از یادداشت خود نسخه‌های پشتیبان تهیه کنید.
می‌توانید دو برگ روگرفت از آن تهیه کنید و یا از روی آن عکس انداخته و در تلفن همراه خود و یا در کامپیوتر ذخیره کنید. تهیه پشتیبان، هرگونه نگرانی احتمالی در این خصوص از بین خواهد برد.
